1. Краткая информация о клиенте

Компания ООО «Корстоун» предоставляет консалтинговые и управленческие услуги по внесению продукции в реестр Минпромторга - https://corestone.ru/ . Основной офис в Москве, филиалы в г. Казань, Омск, Пенза. Сегмент b2b. Ввиду специфики деятельности компании договорные отношения с контрагентами представляют сложную и разветвленную систему документации.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к нам обратился клиент?

Перед нами стояла задача автоматизировать механизм формирования документов – договоров, актов/счетов, дополнительных соглашений, не покидая сделку. Клиент хотел ускорить и упростить этот процесс и просил создать удобный механизм, который позволит сформировать необходимый документ со всеми нужными полями и реквизитами без создания и подбора шаблона документа. Просто, в один клик.

3. Процесс внедрения, особенности проекта

Всю работу мы реализовали при помощи инструмента бизнес-процессы.

Первый бизнес-процесс- «Конструктор договоров». С его помощью формируется договор со всеми нюансами и обстоятельствами взаимоотношений нашего клиента с контрагентом. Для формирования данного документа мы создали следующие поля:
«регулярная сделка», с условиями о стоимости каждого этапа сделки ( обычно компания работает в несколько этапов);
«условия договора», где выбираются условия, например, об отрасли, в которой работает контрагент клиента, присваивается балл сложности экспертизы, количество позиций в ГИСП, ключевые требования клиента по договору и NDA и другие;
«конструктор договоров», в котором необходимо выбрать сам тип договора, приложения, если они необходимы, тип оплаты ( она может быть мягкой, стандартной, отдельные стадии)
Заполнив все необходимые поля, менеджер может нажать кнопку бизнес-процессы и далее, выбрав «конструктор договоров», сформировать договор в один клик.
Второй бизнес-процесс «Конструктор актов и счетов»
Также запускается в один клик. Здесь принципиально важным является заполнение условия о форме оплаты. Завершается бизнес-процесс формированием двух документов, которые отражаются в сделке в разделе реестр счетов.
Третий бизнес – процесс «Конструктор дополнительных соглашений». Включает в себя такие поля для заполнения как:
«конструктор дополнительный соглашений стандартные», с условиями о, например, выборе дополнительной услуги, стоимости этой услуги, месте проведения работ, стоимости заполнения документов и другое.
«конструктор дополнительных соглашений изменение стоимости договора» с условиями, например, о причине изменения стоимости, о стоимости увеличения количества продукции, стоимости увеличения финальных документов от ТПП и другое;
«конструктор дополнительных соглашение изменение финальных документов от ТПП».
В зависимости от целей дополнительного соглашения для реализации этого бизнес-процесса необходимо заполнить условия одного из вышеуказанных полей.
С точки зрения внутренних настроек, первый бизнес-процесс включает в себя большую схему с проверками на условия из заполненных полей и выбором подходящего шаблона, который уже заложен в системе. Во втором бизнес-процессе схема чуть сложнее: при помощи приложения «лаборатория роботов» система добавляет товары и формирует документы. В третьем бизнес-процессе также в зависимости от вида услуги, на которую заключается дополнительное соглашение, добавляются товары, изменяются акты и счета и только после этого формируется само дополнительное соглашение. 

4. Работа с решением. Достигнутые результаты 

Менеджеры пользуются предложенным решением ежедневно. Обучение функционалу не вызвало затруднений. Все документы по сделке удобно хранятся в системе, с указанием даты формирования. 

5. Преимущества от внедрения 

Существенно снизилась нагрузка на менеджеров и руководящий состав по формированию и проверке документации. Кроме того, эти нововведения значительно ускорили процесс взаимодействия с контрагентами. Наш клиент получил преимущество среди своих конкурентов на рынке, так как специфика деятельности требует быстрого принятия решений, для реализации которых зачастую требуется переделать всю документацию по контрагентам. 

6. Отзыв заказчика о проделанной работе.

Решение, предложенное вашей фирмой 10 из 10. Пользуемся, очень нравится. Вопросы по шаблонам документов вообще перестали поступать от менеджеров по продажам. Сами всё быстро делают. Взаимодействием в процессе работ очень довольны.