Онлайн Институт «СМАРТ» — это образовательная платформа, которая помогает людям быстро и удобно получать востребованные навыки. Команда «СМАРТ» активно использует CRM-системы для ведения учеников: от первичного контакта до полной адаптации в учебном процессе.
Для оптимизации работы менеджеров и снижения ручного труда «СМАРТ» решил связать Битрикс24 и amoCRM так, чтобы синхронизировать звонки, а также получать удобную аналитику по сделкам и их статусам в одной системе.
Цель
- Синхронизировать звонки: когда менеджер совершает или принимает звонок в Битрикс24, запись и информация о разговоре должна отображаться в amoCRM в соответствующей сделке/контакте.
- Триггерные изменения: при переходе сделки в Битрикс24 в состояние «Активационный звонок произведен», в amoCRM автоматом должна проставляться метка/поле, указывающее на факт этого звонка.
- Отчет по статусам: создать приложение, показывающее, сколько сделок у каждого менеджера (или нескольких сотрудников) прошло через основные стадии за выбранный период.
Основные стадии (шаги), которые нужно учитывать в отчете:
- Прием и оформление ученика
- Активационный звонок
- Отправлено сообщение с ссылкой для вступления в чат
- Находится в чате
- Приступил к обучению
Важно было также реализовать фильтры по дате (1 день, 1 неделя, 1 месяц, 1 квартал, 1 год, произвольный период) и по конкретным сотрудникам.
Проектирование
Первым делом мы детально изучили, как менеджеры Онлайн Института «СМАРТ» работают в обеих CRM:
- Какие действия совершаются в Битрикс24 — исходящие и входящие звонки, фиксация статусов, ведение контактов.
- Что делают в amoCRM — как обновляют сделки, проставляют метки, какую аналитику хотят видеть.
Онлайн Институт «СМАРТ» — это образовательная платформа, которая помогает людям быстро и удобно получать востребованные навыки. Команда «СМАРТ» активно использует CRM-системы для ведения учеников: от первичного контакта до полной адаптации в учебном процессе.
— Юрий Игнатьев, founder & CEO
Мы уточнили ключевые пользовательские сценарии. Основной вопрос: «В какой момент информация о звонке и статусе должна “уходить” из Битрикс24 в amoCRM, и как результат возвращается обратно?»
- Сценарий звонка: менеджер в Битрикс24 совершает исходящий звонок новому лиду. Запись звонка должна сохраняться в amoCRM в той сделке, которая отвечает за этого клиента.
- Сценарий “активационный звонок”: как только в Битрикс24 выставляется статус, в amoCRM автоматически меняется поле (ставится метка «Активирован»). Это позволяет сотрудникам «СМАРТа» вести более точную аналитику и в одной, и в другой системе.
Для отчета потребовалось определить, какие именно данные нужно считать: мы остановились на пяти ключевых стадиях обучения, чтобы руководство видело, сколько сделок прошли каждую из стадий за любой выбранный период.
Разработка
На основе проработанных сценариев сформировали MVP-версию интеграции, которая включает:
- Отслеживание звонков: настроили вебхуки и обработку звонков из Битрикс24, чтобы информация о звонке (дата, длительность, запись) привязывалась к нужной сделке в amoCRM.
- Синхронизацию статусов: при переводе сделки в Битрикс24 в статус «Активационный звонок произведен» через API amoCRM мы автоматизированно изменяем поле в сделке (например, «Активация = да»).
- Приложение с отчетом: разработали интерфейс, где можно выбрать период (день, неделя, месяц, квартал, год или произвольные даты) и сотрудника. Приложение анализирует количество сделок, которые прошли стадии — от «Приема и оформления» до «Приступил к обучению».
«У каждой CRM свои принципы интеграции и ограничения. Мы стремимся создать универсальный “движок” виджета, который можно оперативно адаптировать, сохранив единую логику работы и интерфейс для менеджеров».
— Юрий Игнатьев, founder & CEO
Особое внимание уделили гибкости настроек:
- Возможность легко менять маппинг полей, если в будущем у «СМАРТа» появятся новые стадии.
- Учет разных воронок в Битрикс24 и amoCRM (если в будущем институт запустит отдельные курсы или модули).
Тестирование
После завершения основных работ мы провели серию внутренних тестов, чтобы убедиться, что:
- Звонки корректно отображаются в amoCRM: к нужному контакту и сделке прикрепляется запись.
- Статусы синхронизируются: поле «Активирован» проставляется сразу же при изменении в Битрикс24.
- Отчет корректен: приложение выводит точные цифры по стадиям, учитывая нужные даты и выбранных сотрудников.
Затем пригласили нескольких менеджеров «СМАРТа» на пилотное использование. Собрали обратную связь, исправили мелкие недочеты в отображении полей и подсчетах.
Публикация
Чтобы облегчить установку интеграции, мы:
- Подготовили приложение в виде виджета для amoCRM и модуля для Битрикс24.
- Составили краткую инструкцию для сотрудников «СМАРТа» и обучили ключевых менеджеров работе с новым решением.
- Настроили автоматические обновления ядра приложения — если выйдет новая версия, пользователи смогут обновиться в пару кликов.
Результат
- Сокращение ручных операций: менеджеры «СМАРТа» больше не дублируют звонки вручную и не переключаются в разные вкладки, чтобы проставить статус «Активационный звонок».
- Целостная картина: отчет по пяти стадиям и по сотрудникам помогает руководству быстро видеть, как продвигаются ученики и на каком этапе происходит «просадка».
- Удобная масштабируемость: созданное приложение можно дополнительно развивать под новые курсы и программы без сложных доработок.
«Мы видим серьезную экономию времени у менеджеров и более быструю реакцию на запросы учеников. Это повышает лояльность и скорость обучения».
— Юрий Игнатьев, founder & CEO
Когда нужна интеграция с CRM?
- Если есть дублирование данных: когда нужно вносить информацию и в Битрикс24, и в amoCRM.
- Если требуется свести в одну точку разные статусы или записи звонков.
- Если нужно “одно окно” для менеджеров, чтобы не переключаться между системами.
- Если важна аналитика: например, сколько сделок переходит к следующему шагу, где теряются потенциальные клиенты/ученики.
- Если есть желание автоматизировать типовые операции (проставление меток, изменение статусов и т.д.) и сократить «человеческий фактор».
Интеграция помогает Онлайн Институту «СМАРТ» эффективно выстраивать цепочку коммуникации с учениками и видеть всю историю взаимодействия в удобной форме. В итоге, менеджеры экономят время, а руководство получает четкую аналитику по всем сделкам и этапам обучения.
