Сотрудники забывают, путаются, не читают инструкции? Вот как систематизировать знания в Bitrix24 и избавиться от хаоса

Привет! В этой статье расскажу про одну из самых недооценённых, но мощных функций Битрикс24— Базу знаний.

Разберём реальные боли наших клиентов, покажу скриншоты мобильной версии и сам процесс создания, и, главное — вы поймёте, как просто настроить БЗ так, чтобы она реально помогала развивать бизнес и эта система развивалась с помощью сотрудников.

Какие же проблемы чаще всего встречаются?

🧠 "Мы постоянно повторяем одно и то же сотрудникам..."

📎 "Невозможно найти нужную инструкцию, всё теряется в переписке..."

🆕 "Каждый новичок начинает с нуля, и в итоге переспрашивает по 100 раз..."

📉 "С уходом сотрудника теряется весь опыт..."

Итог: Эти проблемы — следствие отсутствия системы хранения знаний. А система - это не только статьи, а это еще и способ ее развития

Варианты реализации Базы знаний

1 Облачный Битрикс24 (штатный функционал)

– ✅ Встроено, бесплатно, без подписки

– 🧱 Главное — правильная структура

– 📱 Поддержка в мобильной версии

– ⚠ Интерфейс требует привыкания

2 Коробочный Битрикс24 + Корпоративный университет (дополнительная лицензия)

– 🔥 Мощный инструмент: База знаний, обучение, план развития, тестирование, бонусная программа - в целом это Корпаративный университет компании

– 💼 Подходит крупным командам от 50 сотрудников

– 💸 Требуется дополнительная покупка лицензии + установка + только на коробочном Битрикс24

3 Google Docs

– ✍ Просто, дёшево, но не масштабируется

– ❌ Нет прав доступа, неудобно в смартфоне, поиск по разным страницам не срабатывает

👉 Один пример документа

4 Приложения из маркетплейса по подписке. готовые решения

🛠 Из плюсов:

Есть расширенный функционал, статистики, интерфейс по созданию кажется более простым, но при углублении сталкиваешься с нюансами.

⚠ Из минусов:

Нужна подписка Маркетплейс

База знаний зависит от работы серверов разработчиков, что создает определенные риски.

Нужно разбираться в создании статей и структуры - трудозатратный процесс, ну в целом как и с любым новым инструментом

Вариант Базы знаний с тестированием

Вариант базы знаний с простым функционалом и интерфейсом

🎯 Лайфхаки и нюансы использования и настроек:

Права доступа

‑ делайте отдельные Базы знаний для отделов
‑ настраивайте разные роли - права на просмотр/редактирование

Структура

‑ создавайте максимум 3 уровня категорий: Раздел → Категория → Статья
‑ примеры отделов и разделов: HR, Продажи, Инструкции по CRM, Регламенты

Наполнение

‑ пишите короткие статьи (до 500 слов)
‑ придерживайтесь четкой структуры оформления: заголовки, списки, ссылки
‑ прикладывайте: PDF, ссылки, видео публикуем в ВК Видео или rutube

Лайфхак публикации статей из группы, чтобы не редактировать страницу базы знаний

Пример страницы со статьями из Источника Ленты группы/проекта

Настройки блока "Список страниц с маленкьой картинкой слева", в которую подгружаются как раз статьи из Ленты группы/проекта

А это как раз Лента группы/проекта, которая является источником для нашего примера блока Базы знаний

Опубликованная статья также попадает в чат группы Отдела - таким образом все сотрудники сразу оповещаются о новой статье! И в целом в чате группы всегда можно так же находить дату публикации статьи, в Ленте группы также, ну и в самой базе знаний

Поддержка актуальности

‑ Назначайте ответственного за блок/отдел/раздел
‑ Делайте регулярно, например, ежемесячно ревизию статей
‑ Указывайте версию документа и дату, внедрите это правило в инструкцию по заполнению и развитию вашей Базы знаний

Добавляйте базу знаний в Разделы
Разделы - это сущности в интерфейсе Битрикс24 с кнопками, в которые можно встроить как приложения из Маркетплейс, так и ссылки на Базу знаний.
В Профиле сотрудника, например, в разделе CRM, в Задачах и т.п. местах, где Сотрудники могут быстро ознакомиться с нужной Базой знаний

Готовая База знаний будет отображаться на кнопке и в меню. Все Базы знаний компании, созданные через кнопку Расширения, можно найти в разделе Компания > База знаний.

🔹В видео демонстрация мобильной версии, коробочного Битрикс24, Создание статьи в облачной версии, ну и в целом весь материал данной статьи

Заключение

Если вы устали повторять одно и то же — пора внедрять Базу знаний.

Мы в компании Мир Автоматизации настраиваем Базу знаний под конкретные процессы — будь то небольшая команда или крупный HR‑отдел.

Пишите +79603783624 whatsapp|telegram, покажем демо и подберём подходящее решение — в облаке или коробке.

🎁 Бонус:

🎁 Бесплатный аудит текущей структуры знаний
🎯 Готовый шаблон для статьи в подарок
💬 Консультация по выбору варианта