Кадровый электронный документооборот
Переход на КЭДО в Битрикс24: кадровые документы без бумаги и поездок в офис
Сотрудник подписывает заявление или приказ с телефона и там же видит расчётный листок, кадровик видит, кто подписал, а документы хранятся в одном месте. Настроим КЭДО в вашем Битрикс24, подключим Госключ и проведём сотрудников через переход.
Узнаёте свою кадровую службу?
«Отправили договор удалённому сотруднику почтой — и ждём его обратно неделю».
Сотрудник подписывает с телефона, кадровик видит статус документа, а не ждёт конверт.
«Под приказом об отпуске нужно собрать подписи всего отдела — полдня ходим по кабинетам».
Один документ уходит всем сразу, Битрикс24 напоминает тем, кто ещё не подписал.
«Филиалы шлют сканы, а потом мы месяцами выпрашиваем оригиналы».
Подписанный электронно документ и есть оригинал — бумажный дубль не нужен.
«Архив приказов растёт каждый год, под папки уже отдали комнату».
Документы хранятся в электронном виде и находятся поиском, а не перебором папок.
«Страшно ошибиться: какой подписью что подписывать и что скажет инспекция».
Переход идёт по статьям Трудового кодекса, подпись подобрана под каждый вид документа.
«Сотрудники не понимают, зачем им это, и боятся электронной подписи».
Подпись в Госключе бесплатна и выпускается через Госуслуги, а инструкцию и ответы на вопросы берём на себя.
Что такое КЭДО и что говорит закон
КЭДО — это когда кадровые документы создаются, подписываются и хранятся в электронном виде без бумажного дубля. Правила задают статьи 22.1–22.3 Трудового кодекса.
- Обязательно ли переходить
- Нет. Вводить КЭДО работодатель вправе, но не обязан. Можно перевести не все документы и не всех сотрудников — перечень задаёт сам работодатель. ст. 22.2 ТК РФ
- Где можно вести
- На платформе «Работа в России» или в своей информационной системе — например, в Битрикс24. Система должна давать подписать документ, хранить его и фиксировать, что стороны его получили. ст. 22.1 ТК РФ
- Нужно ли согласие сотрудников
- Да, письменное — от тех, у кого был трудовой стаж на 31 декабря 2021 года. Молчание считается отказом, но согласиться можно позже. От принятых после этой даты и без стажа на неё согласие не нужно. ст. 22.2 ТК РФ
- Что будет с теми, кто отказался
- Для них документы остаются на бумаге, и выдавать их нужно бесплатно. Отказать в приёме или уволить за отказ от КЭДО нельзя. ст. 22.2 ТК РФ
- Кто платит за подпись сотрудника
- Работодатель. Сотрудник может пользоваться и своей квалифицированной подписью, если она у него уже есть. ст. 22.2 ТК РФ
- Сколько хранить
- Столько же, сколько бумажные: трудовые договоры и приказы о приёме и увольнении — 50 лет, приказы о ежегодных отпусках — 5 лет, о дисциплинарных взысканиях — 3 года. ст. 22.3 ТК РФ; ст. 22.1 закона № 125-ФЗ; Перечень Росархива № 236
Какие документы нельзя перевести в электронный вид
Закон оставляет на бумаге несколько видов документов — их в КЭДО не переводят:
- трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности — их ведут по своим правилам;
- акт о несчастном случае на производстве;
- приказ об увольнении работника;
- документы о прохождении инструктажей по охране труда, в том числе подписанные работником лично.
ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ
Чем подписывают кадровые документы
Руководитель
Квалифицированная подпись (УКЭП) компании или ИП из удостоверяющего центра ФНС — выдаётся при личном визите. Договоры с работником, приказы о взысканиях и уведомления об изменении условий работодатель подписывает только ею.
Кадровик или другой представитель
Своя УКЭП и машиночитаемая доверенность (МЧД), подписанная УКЭП руководителя. С 1 сентября 2024 года без МЧД представитель за компанию не подписывает.
Сотрудник: договоры, перевод, увольнение
Трудовой договор и его изменения, согласие на перевод, заявление об увольнении — УКЭП или неквалифицированная подпись (УНЭП), например бесплатная в Госключе. Простая подпись для них не годится.
Сотрудник: остальные документы
Заявления, ознакомления и прочее — ещё и простой подписью (ПЭП), если её правила закреплены соглашением с работником. В Битрикс24 это подтверждение в мобильном приложении.
Как КЭДО работает в Битрикс24
«Мои документы» у сотрудника
Подписать документ, отправить заявление, посмотреть статус и скачать подписанное — в браузере и в мобильном приложении. Там же расчётные листки и остаток отпуска.
Шаблоны и маршруты
Документ идёт по маршруту: кто согласует, кто заполняет, кто подписывает от компании. Согласующего можно задать ролью — руководитель отдела подставится по оргструктуре.
Массовая отправка
Один документ — сразу всем, кому он нужен. Битрикс24 напоминает тем, кто не подписал, и собирает их в чат.
Госключ без API-ключа
Подпись сотрудника в Госключе подключается напрямую: без API-ключа и обезличенного сертификата, подпись привязана к конкретному человеку.
Связь с 1С
Документы из 1С:ЗУП уходят на подпись и возвращаются в 1С подписанными, данные из 1С подставляются в шаблоны.
Какой нужен тариф
КЭДО и Госключ входят в облачные тарифы «Стандартный», «Профессиональный» и «Энтерпрайз». Отправка документов отдельно не оплачивается.
Как перейти на КЭДО: шаги
- Решить, что и для кого переводите. Перечень документов и сотрудников — начинать можно с части, например с заявлений на отпуск.
- Оформить подписи компании. УКЭП руководителя в ФНС, личные УКЭП и машиночитаемые доверенности для тех, кто подписывает за компанию.
- Принять локальный акт о КЭДО. Какая система, перечень документов и сотрудников, срок уведомления и дата перехода.
- Уведомить сотрудников и собрать согласия. Каждому — уведомление о переходе; от работавших до 2022 года — письменное согласие.
- Настроить систему. Провайдер подписи и Госключ, представители компании, шаблоны, маршруты, права, связь с 1С.
- Запустить пилот и обучить сотрудников. Пилотная группа, инструкция для сотрудников, первые документы под присмотром.
- Перевести всех и наладить хранение. Остальные сотрудники и документы, свой архив подписанного, копии по запросу.
В чек-листе каждый шаг расписан по пунктам: что сделать, кто отвечает, на какую статью опираться и где обычно ошибаются.
Что делаем мы
Настроим КЭДО и Госключ
Провайдер подписи, представители компании и их доверенности в портале, права доступа.
Сделаем шаблоны и маршруты
Заявления, приказы, ознакомления — кто согласует, кто заполняет, кто подписывает от компании.
Свяжем с 1С
Документы и расчётные листки из 1С:ЗУП — в Битрикс24, подписанное — обратно в 1С.
Проведём пилот
Тестовое подписание по каждому шаблону, первая группа сотрудников, правки по её вопросам.
Подключим каждого сотрудника
Подключение к КЭДО, помощь с Госуслугами и Госключом до первого подписанного документа, инструкция для кадровой службы.
Останемся на сопровождении
Новые шаблоны, новые сотрудники, изменения в маршрутах — в часах сопровождения.
Документы о переходе — положение о КЭДО, приказ, уведомления и согласия — принимает работодатель, и окончательную редакцию лучше согласовать со своим юристом. Какие документы нужны и по какой статье, расписано в чек-листе.
Сколько стоит
- Подключение и настройка КЭДО и Госключа
- 15 000 ₽
- Адаптация и подключение сотрудника
- 2 000 ₽ за каждого: подключаем к КЭДО и ведём до первого подписанного документа — Госуслуги, Госключ, вопросы.
- Шаблон кадрового документа
- 5 000 ₽ за один шаблон
- Процесс согласования документа
- 10 000 ₽ за один документ
- Обучение кадровой службы и сопровождение после запуска
- По часам: 4 800 ₽ за час или из пакета сопровождения, учёт по факту, округление сессии до 10 минут.
- Что оплачивается не нам
- Тариф Битрикс24 — КЭДО есть в «Стандартном» и выше, отправка документов отдельно не оплачивается. Программа КриптоПро и токен для подписи руководителя. Тарифы на сайте Битрикс24
Вопросы о переходе на КЭДО
- Обязательно ли переходить на КЭДО?
- Нет. По статье 22.2 Трудового кодекса вводить КЭДО работодатель вправе, но не обязан. Можно перевести часть документов и часть сотрудников.
- Нужно ли согласие сотрудников на КЭДО?
- Да, письменное — от тех, у кого был трудовой стаж на 31 декабря 2021 года. От принятых позже и без стажа на эту дату согласие не требуется. Молчание считается отказом, но согласиться можно в любой момент позже.
- Что делать, если сотрудник отказался?
- Для него документы остаются на бумаге и выдаются бесплатно. Уволить или не принять на работу за отказ от КЭДО нельзя — так прямо сказано в статье 22.2 ТК РФ.
- Чем сотрудник подписывает кадровые документы?
- Трудовой договор, перевод и заявление об увольнении — квалифицированной или неквалифицированной подписью, например бесплатной в приложении Госключ. Остальные документы — ещё и простой подписью, если её правила закреплены соглашением с работником.
- Можно ли принять сотрудника на работу дистанционно?
- Да. Документы при приёме и ознакомление с локальными актами можно оформить электронно: трудовой договор работодатель подписывает УКЭП, сотрудник — УКЭП или УНЭП, например в Госключе.
- Сколько стоит КЭДО в Битрикс24?
- КЭДО и Госключ входят в облачные тарифы «Стандартный», «Профессиональный» и «Энтерпрайз», отправка документов отдельно не оплачивается, подпись в Госключе бесплатна. Отдельно — программа КриптоПро и токен для подписи руководителя. Наша настройка — по ценам на этой странице.
- Работает ли КЭДО в Битрикс24 с 1С:ЗУП?
- Да, через коннектор вендора: документы из 1С уходят на подпись и возвращаются подписанными, расчётные листки и остатки отпусков видны сотруднику в Битрикс24.
- Сколько хранить электронные кадровые документы?
- Столько же, сколько бумажные: трудовые договоры и приказы о приёме и увольнении — 50 лет. Хранить их за компанию Битрикс24 не обязуется, поэтому подписанное нужно выгружать в свой архив.
Нормы сверены с Трудовым кодексом РФ на 9 ноября 2026 года.